Sinnlose Meetings sind leider Alltag in vielen Unternehmen. Planlos, schlecht strukturiert, ohne Ziel und Ergebnis und dann kosten sie noch viel Arbeitszeit. Wer kennt das nicht.

Nach einer Analyse des Marktforschungsinstituts Harris verlieren Mitarbeiter weltweit 4 Stunden pro Woche durch unnötige Meetings. Bei Führungskräften kommen noch 4 Stunden Vor- und Nachbereitung für Meetings hinzu, die zu keinem relevanten Ergebnis geführt haben. Das bedeutet, dass Teamleiter im Schnitt 8 Stunden pro Woche für unnötige Arbeitstreffen verschwenden. Das ist ein Arbeitstag pro Woche.

Wie können Sie Meetings erfolgreich gestalten? Tipps für Ihre effiziente Besprechungen:

1.Zielsetzung vereinbaren: Legen Sie eine Tagesordnung fest und auch, wer für welchen Punkt verantwortlich ist. Definieren Sie klare Ziele: Was soll in diesem Termin erreicht werden. Geben Sie jedem Agendapunkt ein definiertes Zeitfenster.

2. Die richtigen Teilnehmer: Wesentlich für ein erfolgreiches Meeting ist die richtige Zusammen- setzung der Teilnehmer. Und hier ist oft weniger mehr. Es sollten diejeni-gen eingeladen sein, die auch aktiv am Prozess beteiligt sind. Denn nur wer am Prozess beteiligt ist, kann auch Feedback geben.

3. Beschreibung und Agenda vorab: Verschicken Sie die Agenda, eventuell weitere Informationen und Materialien, vorab. Die Teilnehmer sollten wissen, worum es geht und wie der Ablauf geplant ist.

4. Benennen Sie einen Moderator oder moderieren Sie selber: Eine Moderation ist wichtig. Der Moderator ist zuständig für die Einhaltung des Zeitplanes und die Fokussierung auf das Wesentliche. Außerdem achtet er darauf, dass Nebensächliches nicht zu lange diskutiert wird.

5. Meeting-Regeln definieren: Erarbeiten Sie gemeinsam Besprechungsregeln, die für alle gelten. Diese Regeln sorgen für einen respektvollen Umgang miteinander und erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit. Hier eine kleine Auswahl:

  • Pünktlicher Beginn
  • Handyverbot
  • Keine Privatgespräche
  • Respektvolles Zuhören
  • Ausreden lassen
  • Sachlich diskutieren
  • Keine persönlichen Angriffe
  • Kein Abschweifen

6. Visualisieren Sie die Ergebnisse: Halten Sie die Ergebnisse stichpunktartig auf einem Flipchart oder Whiteboard fest. Dazu gehört auch, die nächsten Schritte zu klären, wer für welche Punkte verantwortlich ist.

7. Protokoll versenden: Der Organisator des Termins sollte ein stichpunktartiges Protokoll an die Teilnehmer und an alle, die informiert werden sollen, versenden. Ein Protokoll sorgt für Klarheit und zeigt, dass das Meeting nicht unnötig war.

Fazit:

Meetings müssen keine Zeitverschwendung sein. Ganz im Gegenteil: Mit einer guten Vorbereitung können diese Treffen sehr erfolgreich sein. Dann liefern sie einen wichtigen Beitrag zur Transparenz im Unternehmen und zur besseren Zusammenarbeit der Teams. Außerdem können Sie positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur haben.

Bildquelle: Pixabay

 

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