Im Arbeitsalltag werden E-Mails oft schnell hin und her verschickt. Doch wer Angebote, Zusagen und Co. per Geschäftsmail verschickt, sollte nicht zu locker schreiben.

Sie lassen sich mit nur einem Klick verschicken und da „lauert die Gefahr“. Manchmal in Gedanken wird der „Sende-Button“ schnell gedrückt und die Wirkung und Wertigkeit mit geschäftlichen E-Mails unterschätzt. Aber Achtung: Für sie gelten im Geschäftsverkehr die gleichen Standards und Regeln wie für Geschäftsbriefe.

Zum Beispiel haben Smileys und Emojis in E-Mails ebenso wenig etwas zu suchen wie im geschäftlichen Brief. Ausnahmen: Man kennt den Empfänger schon lange und kann seine Reaktion einschätzen. Formulieren Sie den Betreff so aussagekräftig und konkret wie möglich – der Betreff sollte mit dem Inhalt zu tun haben. Bilden Sie Absätze, die aus höchstens fünf – eher kurzen – Sätzen bestehen. Sie erleichtern dem Leser die Informationsaufnahme.

Wer täglich Kunden und Lieferanten schreibt, gewöhnt sich schnell einen schnellen, pragmatischen Stil an. Manches kann man sicher freundlicher und auch verbindlicher sagen. Verzichten Sie auf unnötige Informationen – das kommt beim Leser an. Nehmen Sie sich beim Verfassen die Zeit, Wörter auszuschreiben. Abkürzungen – vor allem missverständliche – sind in keiner Form der Korrespondenz zu empfehlen. Abkürzungen sind Tabu. Wählen Sie den Gruß passend zu Ihrem Image und zu Ihrer Beziehung zum Empfänger.

Einige Praxis-Tipps:

Dank und Lob

  • Danke für Ihre Nachricht vom …
  • Danke, dass Sie uns über die Situation informieren.
  • Danke für den Hinweis bzgl. des fehlenden Angebotes, Entschuldigung.

Überleitung

  • Das ist nicht gut, dass bei der Lieferung die Halterung fehlte. Entschuldigung!
  • Selbstverständlich erhalten Sie kurzfristig Ersatz. Wir/Ich melde mich morgen …
  • Bitte setzen Sie sich mit der Filiale in xxx in Verbindung bzgl. der Unterschrift auf dem Auftrag.

Service-Satz

  • Damit wir für Sie den Auftrag zeitnah ausführen können, kommen Sie bitte …
  • Wenn Sie uns/mir die gewünschten Infos kurzfristig zusenden, können wir Ihnen ihr Geld zeitnah erstatten.
  • Ein Kollege wird sich mit Ihnen kurzfristig in Verbindung setzen um mit Ihnen …

Grußzeile

  • Freundliche Grüße
  • Freundliche Grüße oder Beste Grüße nach … (Ort des Kunden)
  • Einen schönen Tag noch und freundliche Grüße Max Mustermann
  • „Rhetorische“ Sätze/Aussagen wie z.B. … hoffe Ihnen weitergeholfen zu haben oder hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen – bitte vermeiden