Keine Scheu am Telefon – Kommunikationsknigge im Mail-Zeitalter
Schnell mal einen Tisch reservieren oder einen Termin vereinbaren: Für die wenigsten Tätigkeiten müssen wir heute noch zum Telefon-
hörer greifen. Da fällt es mitunter auch im Job schwer – sei es aus Scheu, Unsicherheit oder Bequemlichkeit. Und eine E-Mail an den
Kunden, Ansprechpartner oder Auftraggeber ist doch auch viel verständlicher, oder? Nicht unbedingt. Vertrauliche Dinge oder komplexe
Sachverhalte sind oft schneller und einfacher am Telefon zu klären als per Mail. Das Klingeln eines Telefons – für die meisten Menschen
eine vollkommen alltägliche Situation im Beruf. Doch während die einen ohne Zögern zum Hörer greifen, sorgt das Klingeln bei anderen
für ein ungutes Gefühl, das bis zur Angst oder gar Panik anwachsen kann. Die Angst vor dem Telefonieren, häufig auch Telefon-Phobie
genannt, ist weit verbreitet. Dennoch wird das Thema nur sehr selten thematisiert.
Vorbereitung; bei wichtigen Telefonaten helfen Stichworte und ein Gesprächsskript
Unvorbereitet sollte im Berufsleben aber niemand zum Telefon greifen. Wichtig ist, dass der Anrufer sich im Vorfeld eine klare Struktur
für das Telefonat und auch Argumente zurechtlegt. Das heißt nicht, dass Berufstätige das E-Mail-Schreiben ganz sein lassen sollten.
Zum Beispiel, wenn ein Gesprächspartner gerade telefonisch nicht erreichbar ist. Eine Mail ist auch eine Möglichkeit, erst einmal ein
bestimmtes Anliegen kundzutun – verbunden mit der Bitte, sich darüber am Telefon auszutauschen. In der Mail können dann etwa einige
Terminvorschläge für das Telefonat stehen.
Faustregeln für das Telefonieren
Fürs Telefonieren gibt es Faustregeln z. B. zu lange klingeln lassen geht gar nicht. Wenn das Gegenüber nach 5x Klingeln nicht abhebt,
dann bitte auflegen. Ein weiteres No-Go: Das Telefon klingelt, der Anrufbeantworter springt an. Manche legen einfach auf. Das hat wenig
Stil. Besser ist es, eine Nachricht mit seinem Namen, dem Grund des Anrufs und eine Rückrufnummer zu hinterlassen – zum Abschluss
noch ein Hinweis, z.B. „Ich melde mich wieder bei Ihnen“ ist professionell. Wer will, kann eine Mail hinterherschicken, nochmals kurz das
Anliegen umreißen und fragen, wann es mit dem Telefonat passt. Meldet der Gesprächspartner sich, dann sagt der Anrufer den Namen
seiner Firma, seinen eigenen Vor- und Zunamen und schickt einen Gruß hinterher: „Guten Morgen, Frau XY“ oder „Guten Tag, Herr Y!“
Und auch, wenn es nur ein Telefonat und der andere nicht zu sehen ist: „Lächeln ist wichtig“, das wirkt sich oft positiv auf das Gespräch aus.
Ebenfalls wichtig: Deutlich sprechen. Nuscheln stoppt den Gesprächsfluss, da das Gegenüber ständig nachfragen muss. Der Anruf sollte aus
einer Umgebung erfolgen, in der ein Telefonat in einer angenehmen Atmosphäre möglich ist. Ist es zu laut – etwa weil im Hintergrund andere
reden und lachen – dann besser das Zimmer wechseln.
Schnell auf den Punkt kommen
Auch sollten Anrufer schnell zur Sache kommen (Situativ ist ein „wohl dosierten Small Talk“ möglich). Denn im Berufsleben ist Zeit kostbar,
unnötig in die Länge gezogenes Geplänkel kann den Gesprächspartner, der viel Arbeit vor sich hat, verärgern. Es gibt aber auch Leute,
die ganz einfach telefonscheu sind. Wer das bei sich selbst feststellt, sollte sich der Situation stellen und sich fragen, wovor er konkret Angst
hat. Oft kann schon ein Gespräch mit einem KollegenIn oder PartnerIn helfen, innere Blockaden zu lösen. Natürlich kann man sich auch
Rat bei einem Telefon-Coach einholen. Hat man den Eindruck, dass ein potenzieller Gesprächspartner eher telefonscheu ist, sollte man
dies respektieren und ihm einfach eine Mail schicken.