Die geschäftliche Korrespondenz hat sich in den letzten fünfzehn Jahren stark verändert. In den meisten beruflichen Situationen hat die E-Mail den Brief in der schriftlichen Kommunikation abgelöst. Die E-Mail ist heute das bevorzugte Schriftmedium im Berufsalltag.

Unabhängig davon, ob eine Mail oder ein Brief geschrieben wird, hinterlässt ein Schreiben beim Empfänger einen Eindruck über denjenigen, der die Zeilen verfasst hat. Die Anrede, die Gliederung des Textes, die Wortwahl, der Schreibstil, die Grußformel und nicht zuletzt die Korrektheit bei Rechtschreibung und Grammatik entscheiden beim Empfänger darüber, wie positiv oder negativ Ihr Text aufgenommen wird. Im Folgenden finden Sie die Kernpunkte und Praxistipps:

Strukturieren Sie Ihre E-Mails

  • Vereinheitlichen Sie das Format
  • Drücken Sie sich klar aus – vermeiden Sie (wenn möglich) Fremdworte
  • Benutzen Sie Aufzählungen (Stichpunkte geben Ihrer E-Mail u.a. Struktur, sind praktisch)

Empfänger, CC, BCC – bewusst auswählen

  • Mehrfach Empfänger bewusst wählen
  • Stellen Sie sich die Frage: Benötigt die anderen Personen die Information überhaupt
  • Rauben Sie anderen nicht die Zeit, indem Sie einen unnötig großen Verteilerkreis wählen

Betreff-Zeile – aussagekräftig und konkretisierend

  • Nachricht vom xx.xx.2023 – Angebot Nr. 12345
  • Angebot Nummer 12345 – Frage zu Position fünf
  • Telefonat vom xx.xx.2023 (10.40 h) Reklamation Produkt xy

Anrede – Grundlage und Status zum Gesprächspartner

  • Sehr geehrte Frau Dr. Schneider
  • Guten Tag, Herr Müller
  • Hallo Herr Schmidt, Hallo Bernd (Kollegen, Kunden – wenn man sich kennt)

Text/Informationsblock – Lesefreundlichkeit

  • Pro Satz 15-18 Worte – keine oder wenig Nebensätze
  • Die Botschaft auf den Punkt bringen – Vorsicht bei vielen Details
  • Mit „Absätzen“ arbeiten – zwischen Absätzen steht eine Leerzeile
  • Der erste Satz Ihrer E-Mail sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten
  • Dem Leser sollte sofort klar sein, warum Sie ihn kontaktieren

Text/Informationsblock – konkret, kundenorientiert, freundlich

  • Wir benötigen die Info bitte kurzfristig, da wir Ihnen die Gutschrift überweisen können.
  • Bitte senden Sie uns die Info/Ihre Antwort bis zum …zu. Danke für Ihre Unterstützung.
  • Damit wir Ihnen schnell helfen können, benötigen wir zeitnah folgende Informationen: …

Schlusszeile – Service/Aufruf zur Handlung/Umsetzung 

  • Bitte prüfen Sie den Sachverhalt. Ich freue mich auf Ihre zeitnahe/kurzfristige Antwort …
  • Damit ich Ihre Anfrage schnell bearbeiten kann, benötige ich bitte noch heute die …
  • Danke für die schnelle Antwort / zeitnahe Bearbeitung

Verabschiedung und Abkürzungen

  • Freundliche Grüße
  • Freundliche Grüße vom Kundenservicecenter / oder; Firma Mustermann
  • Danke für die schnelle Antwort – beste Grüße von Hans Mustermann

Achtung:

  • So schnell eine E-Mail auch versendet werden kann: Nehmen Sie sich beim Verfassen die Zeit, Wörter auszuschreiben; Abkürzungen – vor allem missverständliche – sind in keiner Form der Korrespondenz zu empfehlen; Abkürzungen sind Tabu
  • Wählen Sie den Gruß passend zu Ihrem Image und zu Ihrer Beziehung zum Empfänger
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