Moderne Medien wie WhatsApp, E-Mail, Instagram und Facebook sind nicht mehr wegzudenken und machen einen guten Job. Das bedeutet aber nicht, dass auf gute Korrespondenz zu verzichten ist. Es gibt sie – die Schreiben an Kunden, Interessenten, Lieferanten, Freunde und Bekannte.
Aber auch in der E-Mail-Korrespondenz – in der Business-Kommunikation, rechtlich anerkannt und bindend – gilt es, Regeln und Formen zu beachten. Und deren Wirkung ist nicht zu unterschätzen. Und bewiesen ist, dass oft Sekunden entscheiden, ob die Botschaft gelesen wird und somit ankommt.
Das Ganze wird auch nicht besser, wenn es als PDF angehängt wird. So schrieb kürzlich der regionale Energieversorger, dass nun die Preise angepasst werden müssen. Das ist als Tatsache schon unangenehm, aber unvermeidbar. Dass aber in 11 Zeilen ohne Absatz und in kleiner Schrift das ganze dargestellt wird, ist für den Empfänger zusätzlich unangenehm.
Dabei gibt es einige einfache Regeln, wie wirkungsvoll korrespondiert werden kann, z.B.
- klare, präzise Betreffzeile
- namentliche Anrede
- SIE- zentriert korrespondieren (Partner abholen)
- optische Struktur (kurze Sätze, Absätze, Kernbotschaften in Fettschrift, Verschachtelungen weglassen)
- konkrete Aufforderung zum Handeln
- nächsten Schritt aufzeigen – Perspektive geben
- nicht mit rechtlichen Vorschriften, sondern mit Unterstützungsangebot enden
- sicherheitshalber noch der Hinweis: der Absender sollte mit Vor- und Nachnamen erkennbar sein
Falls das nun zu trivial klingt, sehen Sie als ersten Schritt einmal kritisch auf die Korrespondenz, die Sie empfangen…und danach natürlich auf die eigene Korrespondenz.
Bei Fragen und Wünschen einfach melden – wir antworten gerne und zeitnah!
Ihr T&T Team